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宮廟建立數位會員或信眾資料，應先釐清建檔目的（點燈通知、志工招募、活動報名等），依個資法告知同意、最小蒐集與權限分級原則設計，避免用私人手機或散落表單長期保存敏感資料。
適合對象：總幹事、資訊志工、財務、負責點燈與活動報名者。
為什麼需要數位會員資料？
紙本名冊難以搜尋、易於遺失，也難在幹部交接時完整移交。數位建檔可支援年度點燈提醒、活動通知、志工調度與捐款徵信（在信眾同意前提下）。但建檔不是為了「蒐集越多越好」，而是為了服務品質與組織治理。
應蒐集哪些欄位？
遵循「最小必要」原則，不應要求與服務無關的敏感資訊（如政治傾向、詳細財務）。
- 基本：姓名、聯絡方式、所屬里鄰（選填）
- 服務：點燈項目、年度、繳費狀態
- 參與：志工組別、可服務時段
- 偏好：通知管道（LINE、簡訊、紙本）
- 同意：個資使用目的、徵信意願
工具與權限設計
小型宮廟可從 Google 試算表或 Airtable 起步，設定分頁權限與專用帳號。中大型可評估 CRM 或廟務系統。無論何種工具，應區分「可編輯」「僅檢視」「不可存取個資」三種角色，並記錄誰在何時匯出資料。
個資法實務要點
蒐集前應告知目的、類別、利用期間與當事人權利。活動報名與點燈表單應勾選同意。資料應定期清理過期紀錄，人員離職時立即移除權限。若發生外洩風險，應依規定通報與補救。
與 LINE、表單的整合
LINE 好友名單不等於完整會員資料庫。建議以表單或廟務系統為「主檔」，LINE 作為通知管道，並定期比對更新，避免同一人重複或遺漏。
實務檢核表
- ☐是否已明定建檔目的與必要欄位？
- ☐表單是否含個資告知與同意？
- ☐是否使用宮廟專用帳號並設定權限？
- ☐是否訂定資料保存期限與刪除流程？
- ☐幹部交接是否含資料庫移交？
常見問題
可以用 Excel 存在主委電腦嗎？
不建議。應使用組織帳號、雲端備份與權限控管，避免單點遺失或外洩。
信眾拒絕提供電話怎麼辦？
尊重意願，僅提供其選擇的通知方式；不應因拒絕提供而差別對待基本服務。
需要找律師寫隱私政策嗎？
規模大或線上金流者建議諮詢；一般廟宇至少應有書面個資告知與內部管理規範。