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平安宴報名與桌次管理可透過線上表單或 LINE 收集名單，搭配試算表自動統計桌數、葷素與陪同人數，並建立現場報到與座位表流程，大幅減少電話登記疏漏與人工統計壓力。
適合對象：活動組、總幹事、資訊志工、平安宴總召。
數位報名的基本流程
流程應在活動前公告於 LINE 與公告欄，並提供電話備援給長輩信眾。
- 設計表單欄位：姓名、聯絡方式、人數、葷素、桌次偏好、備註
- 設定報名起迄日期與人數上限
- 表單提交後自動匯入試算表統計
- 截止後凍結名單，產出桌次編排表
- 活動當日掃描 QR 或核對姓名報到
桌次編排要點
依區域、友廟、贊助單位、里鄰等關係預留桌次，同時兼顧動線與服務人力。編排表應標示桌長、葷素人數與特殊需求（輪椅、兒童椅）。建議活動前一日印製分桌名單供現場使用。
現場報到與異動處理
入口設報到桌，核對名單並發放桌號卡。臨時加桌或現場報名應有標準流程與授權人，避免廚房與座位失控。未報到者是否釋出座位，應事先訂規則並公告。
資料保存與個資
報名資料僅用於本次活動，結束後依告知內容刪除或匿名化統計。管理員帳號應限縮，避免志工私下匯出名單。
實務檢核表
- ☐表單欄位是否涵蓋人數與葷素？
- ☐是否設定報名截止與人數上限？
- ☐桌次表是否含桌長與特殊需求？
- ☐現場報到流程是否演練？
- ☐個資用途與保存期限是否告知？
常見問題
長輩不會用手機怎麼辦？
保留電話或現場登記窗口，由青年志工代填表單，確保數位與傳統管道並行。
可以用 LINE 表單就好嗎？
可以，但需注意匯出與統計功能；人數多時建議搭配 Google 表單或試算表自動化。
超賣桌次怎麼處理？
設定候補名單與截止後凍結機制；若仍超賣，依報名時間優先或增加合併桌，並即時通知廚房。